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Online-Elternbrief-Versand
Der digitale Elternbrief per E-Mail
Machen Sie Schluss mit dem lästigen Kopieren, Verteilen und Einsammeln von Elternbriefen und starten Sie mit edjufy in die Welt der digitalen Information.
Mit Hilfe des digitalen Elternbrief-Versands von edjufy wird die Digitalisierung zum Kinderspiel und Sie erreichen die Eltern und Erziehungsberechtigten Ihrer Schüler*innen schnell, zuverlässig und unkompliziert.
Unser System zum Online-Versand von Elternbriefen spart Ihnen hierbei nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch kostbare Ressourcen. Das lästige und zeitraubende Austeilen und Einsammeln während des Unterrichts entfällt. Lehrkräfte müssen sich hierum nicht mehr kümmern und können sich wieder auf das Wesentliche - den Unterricht der Schüler*innen - konzentrieren.
Der Versand per E-Mail ist umweltfreundlicher und reduziert erheblich Ihre Druck- und Papierkosten im Vergleich zum herkömmlich ausgedruckten Elternbrief. So werden keine wertvollen Ressourcen für etwas verschwendet, was früher oder später im Papiermüll landet.
Durch unsere DSGVO-konforme Lösung können Sie mit nur wenigen Klicks Ihre Elternbriefe sicher, zuverlässig und im Einklang mit dem deutschen Datenschutzrecht versenden. Damit leistet Ihre Schule gleichzeitig auch noch einen wertvollen und nachhaltigen Beitrag zum Thema Umweltschutz.
Eltern ohne E-Mail-Adresse oder Internet-Zugang informieren
Auch Eltern ohne E-Mail-Adresse oder Internet-Zugang werden mit edjufy berücksichtigt und erhalten alle notwendigen Informationen zum Schulalltag ihres Kindes. So zeigt Ihnen edjufy am Ende des digitalen Versandprozesses eine Liste mit Schüler*innen an, welche den Elternbrief noch als Ausdruck benötigen.
Tipp: Alternativ und auf Wunsch der Schule, verschickt edjufy den Elternbrief auch automatisch per Post an Eltern ohne edjufy Konto.
Wie viel Zeit und Papier spart eine Schule mit edjufy?
Eine fiktive Schule mit 19 Klassen verteilt 9 Elternbriefe pro Klasse und Schuljahr. Jeder Elternbrief umfasst durchschnittlich 3 Seiten und 28 Exemplare pro Klasse. Dadurch ergibt sich ein Papierverbrauch von knapp 15.000 Seiten, die mit edjufy eingespart werden können.
Benötigt eine Lehrkraft für das Austeilen des Elternbriefs 3 Minuten und für das Einsammeln und die Überprüfung auf Vollständigkeit der Kenntnisnahmen, 4 Minuten in drei folgenden Unterrichtseinheiten, so ergibt sich bei 19 Klassen ein Ausfall von über 6 Unterrichtsstunden pro Elternbrief.
Flexible Empfängerauswahl
Die Empfänger einer Elternnachricht lassen sich mit edjufy ganz leicht und individuell zusammenstellen. Sie als Lehrer*in können so z. B. ganze Jahrgangsstufen, Klassen oder einzelne Klassengruppen frei und flexibel miteinander kombinieren. Darüber hinaus können Sie auch schulinterne Benutzer*innen aus selbst definierten Gruppen in den Empfängerkreis Ihres Elternbriefs mit aufnehmen.
Beispiele für Benutzer*innen-Gruppen sind:
- Lehrer*innen einer bestimmten Fachschaft
- das Sekretariatsteam
- Hausmeister*innen / Haustechniker*innen
- Schulsozialarbeiter*innen
Sofern gewünscht, kann der Versand von Elternbriefen über ein Berechtigungskonzept eingeschränkt werden. So können Elternbriefe, die an alle Klassen der Schule versendet werden sollen, z. B. nur durch die Schulleitung initiiert werden.
Alle Erziehungsberechtigten eine Kindes erreichen
Mit edjufy müssen Sie sich keine Sorgen mehr darüber machen, ob alle Eltern und Erziehungsberechtigte eines Kindes den Elternbrief nachweislich erhalten haben.
Als Lehrer*in wählen Sie im Versandprozess lediglich eine Klasse oder eine Klassengruppe aus. edjufy verschickt dann die Elternnachricht an alle Erziehungsberechtigten der jeweiligen Kinder in den ausgewählten Klassen bzw. Klassengruppen.
Kenntnisnahmen digital erfassen
Eine der wichtigsten Funktionen des digitalen Elternbriefs ist selbstverständlich das Kenntnisnahme-Management. edjufy protokolliert für Sie jeden einzelnen Schritt vom Versand, über die Empfangsbestätigung bis hin zur Rückantwort. Und noch besser: edjufy fasst alle Informationen für Sie übersichtlich in einer Ansicht zusammen. So sind Sie als Schule stets in der Lage, den Versand und die Zustellung eines Elternbriefs, rechtssicher für jeden Empfänger nachzuweisen.
Individuelle Optionen für Antwortformulare hinzufügen
Während der Erstellung des Elternbriefs haben Sie die Möglichkeit, ein interaktives und individuelles Antwortformular zu erstellen. Dadurch können Sie neben der reinen Kenntnisnahme auch eine Rückmeldung wie z. B. die genaue Anzahl an Teilnehmer*innen zum Sommerfest erfassen.
Die Anzahl und Art der Felder ist für jeden Elternbrief frei und individuell einstellbar. edjufy bereitet die Ergebnisse (z. B. durch Addieren der Teilnehmer*innen) für Sie auf, damit der Verwaltungsaufwand für Sie so gering wie möglich ist.
Alternativ können Sie sich auch einen Export aller Antworten der Empfänger*innen als Excel-Datei herunterladen und diese weiterverarbeiten.
Wir legen sehr großen Wert auf Datenschutz & IT-Sicherheit
Erfahren Sie mehr über das Thema Datenschutz und IT-Sicherheit in unserem edjufy Sicherheitsversprechen.
Elternbriefe online abrufen
Neben dem E-Mail-Versand von Elternbriefen bietet edjufy auch die Möglichkeit, diese während des gesamten Schuljahres online einzusehen. So können Erziehungsberechtigte alle erhaltenen Elternbriefe der Kinder im edjufy Portal einsehen. Gleiches gilt natürlich auch für Lehrer*innen und Nutzer*innen aus der Verwaltung.
Neue Schüler im laufenden Schuljahr
Einen besonderen Service können Sie als Schule jenen Eltern bieten, die im laufenden Schuljahr zu Ihnen wechseln. Mit edjufy sehen diese Eltern alle Elternbriefe, die die Klasse bzw. Klassengruppe bereits erhalten hat. So haben die Eltern automatisch Zugang zu den organisatorischen Elternbriefen vom Schuljahresanfang wie z. B. Materiallisten, Wahlfächer und geplanten Veranstaltungen.
